Tips voor een offerte voor jullie trouwdag!

Locaties tips voor het ontvangen van een goede offerte

Je locatie is een van de meest bepalende en duurste onderdelen van je trouwdag. Je kunt er voor kiezen om meerdere locaties te hebben, voor de huwelijksvoltrekking, voor de receptie, voor het diner en feest. Maar vaak is het makkelijker om alles op één plek te houden. Dat scheelt je reistijd op je trouwdag maar het scheelt ook in kosten. In Rotterdam kun je overal trouwen en op vrijwel elk tijdstip. Is jouw locatie nog geen officieel huis der gemeente? Dan kunnen ze dit aanvragen bij het gemeentehuis. 

Maar goed, ik ga er nu even vanuit dat alles op één locatie is. Jouw droomplek voor jullie bruiloft. Je hebt de trouwlocatie gegoogeld, je hebt de plek bezocht en gesproken met de partymanager en nu wacht je op de offerte. Aan de partymanager heb je doorgegeven wat je er ongeveer aan uit wil geven, hoeveel mensen jullie verwachten en wat je dromen zijn. 

Wat moet er allemaal in de offerte zitten zodat je weet waar je aan toe bent? 

  • de gegevens van de locatie en jullie gegevens
  • datum van de offerte;
  • offertenummer;
  • samenvatting van de werkzaamheden;
  • tarief of prijs;
  • geldigheidsduur van de offerte;
  • een verwijzing naar de algemene voorwaarden.

Dat zijn de basis ingrediënten voor een offerte. De gegevens van de locatie is van belang, ook als zij bijvoorbeeld meerdere locaties hebben. De datum waarop de offerte is gemaakt. Met een offertenummer is het makkelijker om jouw offerte terug te vinden bij de locatie als je belt met een vraag over jouw offerte en iemand anders aan de lijn krijgt. Bij bruiloften moet de datum van jullie huwelijksvoltrekking ook vermeld staan. 

De samenvatting van de werkzaamheden, daar ga ik zo uitgebreider op in. Het tarief of de prijs. De geldigheidsduur is ook belangrijk, zo weet zowel de locatiemanager als jullie tot wanneer jullie tijd hebben om hier over na te denken. Wat een redelijke termijn is, is afhankelijk van hoe lang van tevoren jullie een offerte aanvragen en voor welke periode. Als je kort van tevoren in een populaire maand een offerte aanvraagt, dan zal de termijn korter zijn dan lang van tevoren in een rustige maand. Zelf houd ik 14 dagen aan. Dat is een redelijke termijn. En de algemene voorwaarden van de locatie, die moeten erbij ingesloten zijn of makkelijk te vinden op de website. Dan moet er een verwijzing met een link bij zitten. 

De samenvatting van de werkzaamheden

Hierin staat wat jullie besproken hebben tijdens het eerste gesprek. Ik ga in dit voorbeeld uit van een trouwdag die in één locatie is met een huwelijksvoltrekking, receptie, diner en feest met verschillende aantallen van gasten op verschillende plekken in de locatie. 

Het is dan heel fijn als in de offerte van de trouwlocatie de volgende punten staan:

Huwelijksvoltrekking/trouwceremonie

  • plek van de huwelijksvoltrekking + tijdstip (als dat al bekend is)
  • kosten voor de huwelijksvoltrekking vanuit de locatie. Let op de kosten voor de gemeente gaan via de gemeente en niet via de locatie; die worden apart berekend. 
  • Inschatting van het bloemwerk voor de aankleding van de trouwceremonie
  • Tijdsduur van de trouwceremonie
  • Ombouwtijd die nodig is van ceremonie naar receptie; tenzij je verplaatst naar een andere ruimte
  • Kosten voor eventuele inhuur van stoelen voor de trouwceremonie
  • Kosten van de geluidsapparatuur voor de trouwceremonie

Receptie

  • De plek van de receptie
  • Kosten voor het aantal drankjes of welk pakket je hebt afgesproken of de locatie adviseert
  • Eventuele kosten voor inhuur meubilair als statafels, aankleding
  • Hapjes, welke hapjes en hoeveel per persoon
  • Gebruik van de geluidsinstallatie (of zit dit er standaard bij in)
  • Tijdsduur van de receptie
  • Kurkengeld als je je eigen wijn of champagne meeneemt, tussen de € 8,00-€ 12,50 per fles (!)
  • Als je je eigen taart meeneemt en niet via de locatie regelt dan komt er een bedrag bij voor het lenen van de gebaksbordjes en vorkjes en het uitserveren van de taart. Dit bedrag is per persoon.  

Diner/ buffet

  • De plek van het diner
  • Een eerste opgave van het diner en de kosten per persoon. Is het een buffet of een uitgeserveerd diner. Suggesties voor het eten in allerlei vormen met prijzen. 
  • Eventueel aanvullende kosten voor het huren van tafels, stoelen, linnengoed. Dit zijn kosten als je specifieke tafels wil. Niet elke locatie heeft bijvoorbeeld ronde tafels en dit moet dan apart ingehuurd worden. Deze kosten worden doorberekend naar jou als klant. 
  • Drankjes en eventuele wijnarrangementen. 
  • Het is fijn als ze ook een menu regelen voor al je trouwpersoneel (fotograaf, weddingplanner, professionele ceremoniemeester, videograaf). Hier wordt een apart bedrag voor berekend. Dit staat vaak niet in een eerste offerte maar zijn wel kosten die je mee moet nemen. 
  • Tijdsduur van het diner. 
  • Bloemen op tafel. Vaak heeft een locatie standaard bloemetjes op tafel, als je dit uitgebreider wil, dan kan dat maar er hangt een kostenplaatje aan. Hier worden meestal geen kosten voor in rekening gebracht als je zelf bloemen meeneemt. 
  • Ik vind het altijd wel handig om te weten tot hoeveel gasten er kunnen zitten bij een uitgeserveerd diner. 

Feest

  • Plek van het feest. 
  • Maximale aantal gasten voor het feest
  • Drankarrangement of inschatting van het aantal drankjes tijdens het feest; voorstellen voor verschillende arrangementen
  • Voorstel voor hapjes tijdens het feest
  • Geluidsinstallatie, zelf inhuren of aanwezig
  • Aankleding van de ruimte
  • Tijdsduur van het feest, tot hoe laat mag het duren?
  • Wat mag je zelf aanbrengen van decoratie? 
  • Zijn er geluidsbeperkingen?

Wat er in de basisprijs moet staan, zijn de huurkosten van de locatie en de minimale omzet die de locatie rekent. Persoonlijk vind ik het prettig als de kosten gespecificeerd zijn, dat je precies weet wàt ze wáár voor rekenen. Maar als de partymanager een vaste prijs afspreekt die heel gunstig is, dan zou je dat ook kunnen doen. In de algemene voorwaarden staan de betalingsvoorwaarden. Houd je alles binnen dezelfde ruimte, dan is het slim om te vragen hoe lang het ombouwen duurt en waar jouw gasten blijven als er omgebouwd wordt.

Het is, zeker in deze tijden, ook handig om af te spreken tot wanneer je met het aantal gasten mag schuiven. Zak je enorm met het aantal gasten, dan is het handig om dit vrij snel te communiceren en niet te wachten tot een paar dagen van tevoren. De partymanager heeft zijn personeel dan allang opgeroepen en vaak al bestellingen voorbereid. 

De offerte moet best wel wat dingen in zich hebben. Heb je veel maatwerk, dan is het mogelijk dat het wat langer duurt voor de offerte binnen is. Een week voor een offerte vind ik persoonlijk wel erg lang maar ik ben ze tegen gekomen die er zo lang over doen. Mijn advies is om dan een mailtje te sturen of te bellen om te vragen waar de offerte blijft. Dan kunnen ze precies aangeven waar ze nog mee bezig zijn en wat er nog moet gebeuren voordat de offerte in jouw mailbox ploft. Want de meeste trouwlocaties hebben vaker bruiloften georganiseerd en kunnen prima inschatten wat iets kost. 

Als je de offerte hebt ontvangen, dan geef je aan bij de locatie dat je hem binnen hebt en dat jullie er naar gaan kijken. Leg je budget er goed naast zodat je meteen ziet of het past binnen je budget. Als je akkoord gaat, dan maak je nog een afspraak bij de locatie om de offerte door te nemen en dan kun je akkoord gaan. De partymanager zal je dan uitleggen wat de vervolgstappen zijn, denk aan de betalingen en verdere afspraken. 

Als weddingplanner kan ik offertes voor jullie opvragen en nalopen. Ik heb zelf meer dan 15 jaar gewerkt bij een bedrijf dat diverse locaties verhuurde, hierdoor ken ik ook de andere kant van de verhuur heel goed. Binnenkort ga ik weer offertes maken bij een bedrijf dat een locatie verhuurd. Al deze ervaring neem ik mee om jouw offerte goed te lezen en op te letten bij de kleine letters. Daardoor help ik je mee om een overwogen keuze te maken en op die manier jouw bruiloft en trouwdag goed voor te bereiden.

Share: